Audit des archives

Qu’est-ce qu’un audit des archives ?

L’archivage des documents d’entreprise ne se réduit pas à une simple tâche administrative et obligatoire à remplir. La gestion des archives demande au préalable de bien comprendre l’ensemble des besoins en archivage, spécifiquement liés à l’activité de l’entreprise. Il est donc capital d’établir un audit d’archivage pour être en mesure d’établir un plan d’archivage cohérent et conduire une politique d’archivage pertinente.

L’audit des archives a pour principal objectif d’étudier l’environnement ou le contexte documentaire de la société ainsi que la politique d’archivage à mettre en place.

Pourquoi établir un plan de classement des archives ?

Il convient de rappeler également que le plan de classement répond à des règles de bases à suivre, afin d’être toujours en mesure de retrouver les documents reçus et produits quand cela est nécessaire. C’est pourquoi, le classement des archives n’est plus à considérer comme une contrainte, mais bien comme un outil indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise. Un classement ne s’improvise pas, il doit être méthodique et rigoureux. Toute procédure d’archivage en entreprise nécessite un plan de classement se présentant sous la forme d’une arborescence à plusieurs niveaux. Cette mise en forme détaille toutes les missions du service d’archivage.