Plan de classement

Pourquoi établir un plan de classement des documents ?

Afin d’organiser de façon systématique et durablement les archives, il convient au préalable de constituer un plan de classement. Ce dernier vise à classer et hiérarchiser tous les documents nécessaires à la survie administrative, économique et sociale de l’activité de l’entreprise.

Il existe plusieurs types de classement dont voici les principaux ou les plus communément utilisés :

  • Le plan de classement alphabétique
  • Le plan de classement numérique
  • Le plan de classement thématique

Il existe des critères servant à évaluer l’efficacité d’un plan de classement. Sa méthodologie permet le regroupement logique et hiérarchique des documents d’archives. Un plan de classement est efficace et pertinent s’il répond à ces principaux critères : l’accessibilité, la mise à jour, l’épuration et la fiabilité. C’est à partir de ces critères que l’archiviste choisi le type de plan de classement le plus adapté aux besoins en gestion d’archives.

Une fois les documents bien identifiés, classés et archivés, il convient également de les mettre à jour pour garantir leur partage, mais aussi leur conservation en toute sécurité et à l’abri de toute détérioration possible.

Quant à l’épuration, c’est une phase du plan de classement à ne pas négliger, surtout en cas de destruction de document et suivant le choix des documents à détruire. Les documents en double, ceux qui sont inutiles ou ne sont aucunement des documents sensibles sont des documents à détruire.

Enfin, le plan de classement se doit d’être le plus fiable possible afin de pouvoir retrouver aisément n’importe quel document à tout moment du cycle de la vie des documents d’archives conservés.